Digitala möten

Välkommen till Reglabs digitala möten! Även när vi arbetar digitalt är Reglabs signum delaktighet och kollegialt lärande. Vi hjälps åt att skapa närvaro och engagemang, fastän vi fysiskt befinner oss på olika platser.
Här har vi samlat några tips för att våra distansmöten ska bli så bra som möjligt.

FÖRE MÖTET
Anslut via dator. När du har anmält dig till ett digitalt möte får du ett mejl med en möteslänk. Vi ser helst att du deltar via dator, för att kunna använda våra workshopverktyg. Ett annat alternativ är att ansluta via telefon, men då är det en fördel att ha datorn framför dig. Om ni är flera från samma organisation som deltar i Reglab-mötet, bör alla ha sin egen dator, annars får ni svårt att delta i gruppdiskussioner och workshop-övningar.

Möteslänken är din egen. Vi skickar en möteslänk till alla som anmäler sig till Reglabs digitala möten. Dela inte länken, av säkerhetsskäl. Om du har kolleger som också vill delta, be att de anmäler sig eller tar kontakt med Linnéa Lindström, så skickar hon en möteslänk.

Ljud och bild. Du behöver en dator med stabil internetuppkoppling, kamera och mikrofon, men använd gärna headset för då blir ljudkvaliteten bättre. Om du har dålig uppkoppling (wifi), testa att ansluta med en nätverkskabel.
Ett tips är att sitta så att du har ljus framifrån, med en lugn bakgrund.

Zoom. Vi använder ofta zoom för möten. Om du har möjlighet: Registrera dig som användare i zoom, gärna med bild, och ladda ner gratisversionen av programmet på din dator. Bekanta dig med funktionerna i zoom som: slå av och på mikrofon och kamera, chatta, dela dokument, räcka upp handen, ändra virtuell bakgrund mm.
Om du inte har möjlighet att ladda ner zoom; anslut som gäst. Om det fungerar dåligt, kan ett bättre alternativ vara att ladda ner zoom-appen i din telefon.

Instruktionsfilmer om zoom:

För att Reglabmötena ska bli mer personliga är det fint om du lägger in ett foto i din profil så vi ser dig även om du slår av kameran under mötet.

  1. Klicka på din användare högst upp till höger
  2. Välj settings
  3. Välj profile
  4. Klicka ovanför ditt namn och ladda upp ett foto.

Det pågår en diskussion om bristande IT-säkerhet i användningen av zoom. Vi följer diskussionen och rekommendationerna från MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Enligt uppgift ska de uppmärksammade sårbarheterna vara åtgärdade i den senaste uppdateringen av programmet. Läs mer om MSBs rekommendationer här.

UNDER MÖTET
Bäst att vara ifred. Vare sig du är på kontoret eller hemma fungerar det digitala samarbetet bäst när du inte blir störd av andra. Stäng av mejl, telefon och annat som pockar på uppmärksamhet, då kan både du och övriga i mötet delta aktivt och fokuserat. Om ni är flera som deltar i Reglab-mötet i samma rum, bör alla ha var sin dator.

Säkra ”room service”. Att delta på ett Reglabmöte kan ge mycket mental energi, men den fysiska energin är också viktig. Ta med kaffe, vatten och annat med dig till mötet.

Starta i tid. Anslut minst en kvart före utsatt mötestid. Det ger dig chans att kolla att tekniken fungerar och att småprata med Reglab-kollegerna. Anslut till mötet genom att klicka på den länk du fått, och tillåt datorn att öppna Zoom-appen. Du kan behöva använda lösenordet som finns i mejlet med inbjudan. Om du vill, kan du pausa ljud och bild tills mötet startar.

Slå på kameran. Reglabs aktiviteter bygger på erfarenhetsutbyte och vi vill gärna ha så mycket kontakt som möjligt med varandra.

Stäng av mikrofonen. Gör mikrofonen stum när du inte har ordet för då blir ljudkvaliteten bättre för alla som deltar.

Dela med dig av tankar och ställ frågor. Skriv ditt namn i chatten när du vill ha ordet.

Jobba i grupper. Ibland använder vi workshop-verktyg som grupprum eller gemensam whiteboard. Länkar till verktygen får du i mail från oss, inför mötet. Workshop-arbetet blir bättre om du har tid att testa verktygen i förväg.
Gemensam whiteboard
Här kan du lära dig mer om Zoom breakout rooms

Visa om du lämnar mötet en stund. Om du behöver lämna mötet tillfälligt, skriv ett meddelande i chatten och stäng av kamera och mikrofon. Starta kameran när du är tillbaka.

Om du halkar ur mötet. Ibland händer det att man ”faller ur” mötet. Testa då att ansluta igen, i första hand via dator. Om det inte fungerar, prova att ansluta via telefon. Du får bästa anslutningen om du laddar ner zoom-appen i telefonen.

Ha tålamod och var förlåtande. Tekniken bråkar ibland, men vi lär oss av våra misstag.

EFTER MÖTET
Kommentera och dela. Ofta finns gemensamma ytor för att dela dokument och kommentarer kopplade till Reglabs aktiviteter. Vi hoppas du tar dig tid att bidra till det fortsatta samtalet.

Feed back. Ge oss gärna återkoppling så att vi kan bli bättre.

Digitalt Reglab-möte – kortversion