Välkommen till Reglabs digitala möten! Även när vi arbetar digitalt är Reglabs signum delaktighet och kollegialt lärande. Vi hjälps åt att skapa närvaro och engagemang i de digitala mötena.
Här har vi samlat några tips.
FÖRE MÖTET
Anmäl dig i tid – Reglab är en liten organisation och vi har inte möjlighet att hantera sena anmälningar
Anslut via dator. Vi ser helst att du deltar via dator, för att kunna använda våra workshopverktyg. Ett annat alternativ är att ansluta via telefon, men då är det en fördel att ha datorn framför dig.
Möteslänken är din egen. Vi skickar en möteslänk till alla som anmäler sig till Reglabs digitala möten. Dela inte länken, av säkerhetsskäl. Om du har kolleger som också vill delta, be att de anmäler sig eller tar kontakt med den person som skickat dig möteslänken.
Zoom. Vi använder ofta zoom för möten. Om du har möjlighet: Registrera dig som användare i zoom, gärna med bild, och ladda ner gratisversionen av programmet på din dator. Bekanta dig med funktionerna i zoom som: slå av och på mikrofon och kamera, chatta, dela dokument, räcka upp handen, ändra virtuell bakgrund mm.
Om du inte har möjlighet att ladda ner zoom; anslut som gäst. Om det fungerar dåligt, kan ett bättre alternativ vara att ladda ner zoom-appen i din telefon.
Presentera dig!
Se till att du har rätt namn och organisation i zoom-fönstret. Gör så här:
- För muspekaren över din zoom-bild. I övre högre hörnet finns en ruta med tre prickar. Klicka på den. Välj Rename.
Lägg gärna in ett foto i din profil. Då ser vi dig även om du slår av kameran under mötet. Gör så här:
- Klicka på din användare högst upp till höger. Välj settings. Välj profile. Klicka ovanför ditt namn och ladda upp ett foto.
IT-säkerhet. Det pågår en diskussion om bristande IT-säkerhet i användningen av zoom. Vi följer diskussionen och rekommendationerna från MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Enligt uppgift ska de uppmärksammade sårbarheterna vara åtgärdade i de senaste uppdateringarna av programmet. Läs mer om MSBs rekommendationer här.
UNDER MÖTET
Bäst att vara ifred. Vare sig du är på kontoret eller hemma fungerar det digitala samarbetet bäst när du inte blir störd av andra. Stäng av mejl, telefon och annat som pockar på uppmärksamhet, då kan både du och övriga i mötet delta aktivt och fokuserat.
Säkra ”room service”. Att delta på ett Reglabmöte kan ge mycket mental energi, men den fysiska energin är också viktig. Ta med kaffe, vatten och annat med dig till mötet.
Starta i tid. Anslut en kvart före utsatt mötestid. Det ger dig chans att kolla att tekniken fungerar och att småprata med Reglab-kollegerna.
Slå på kameran. Reglabs aktiviteter bygger på erfarenhetsutbyte och vi vill gärna ha så mycket kontakt som möjligt med varandra.
Stäng av mikrofonen. Gör mikrofonen stum när du inte har ordet för då blir ljudkvaliteten bättre för alla som deltar.
Dela med dig av tankar och ställ frågor. Skriv ditt namn i chatten när du vill ha ordet.
Jobba i grupper. Ofta använder vi workshop-verktyg som grupprum eller gemensam whiteboard. Workshop-arbetet blir bättre om du har tid att testa verktygen i förväg.
Gemensam whiteboard
Här kan du lära dig mer om Zoom breakout rooms
Visa om du lämnar mötet en stund. Om du behöver lämna mötet tillfälligt, skriv ett meddelande i chatten och stäng av kamera och mikrofon. Starta kameran när du är tillbaka.
Om du halkar ur mötet. Testa att ansluta igen. Om det inte fungerar via dator, prova att ansluta via zoom-appen i telefon.
Ha tålamod och var förlåtande. Tekniken bråkar ibland, men vi lär oss av våra misstag.
EFTER MÖTET
Kommentera och dela. Ofta finns gemensamma ytor för att dela dokument och kommentarer kopplade till Reglabs aktiviteter. Vi hoppas du tar dig tid att bidra till det fortsatta samtalet.
Feed back. Ge oss gärna återkoppling så att vi kan bli bättre.